Reuniões mal planejadas representam um grande obstáculo para a produtividade no ambiente de trabalho, especialmente para profissionais que precisam tomar decisões rápidas e entregar resultados. Perder tempo em encontros sem um objetivo claro pode comprometer a execução de tarefas importantes.

A questão central é como otimizar o uso do tempo em reuniões.

A Abordagem de Steven Rogelberg

O psicólogo organizacional Steven Rogelberg defende que o objetivo não é eliminar as reuniões, mas sim garantir que elas sejam realmente necessárias, bem conduzidas e produtivas. Ele propõe uma mudança na forma como as pautas são estruturadas, focando em perguntas que precisam ser respondidas.

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Revisando a Estrutura das Reuniões

Rogelberg sugere que a pauta deve ser organizada em torno de perguntas específicas, forçando o organizador a refletir sobre o propósito da reunião, as decisões que precisam ser tomadas e quem realmente precisa estar presente. Se não houver perguntas claras, a reunião pode ser desnecessária.

Otimizando o Tempo e a Participação

A proposta é substituir a rotina por intenção, buscando reduzir o tempo, a frequência ou o número de pessoas presentes, sem comprometer o alinhamento da equipe. A chave é focar no que realmente importa, otimizando o uso do tempo em cada encontro.

Conclusão

Ao adotar uma abordagem mais estratégica e focada em resultados, é possível transformar as reuniões em ferramentas de produtividade, em vez de meros “ladrões de tempo”.